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Réunion de vente/révision du pipeline: Différences, cadence et agenda

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Réunion de vente/révision du pipeline: Différences, cadence et agenda

Depuis des années, lors de mes rencontres avec d'autres dirigeants ainsi que dans mes activités de conseil et mentorat, j'entends toutes sortes d'idées et de questions relatives aux rencontres de ventes...et beaucoup d'inconfort. Voici en vrac des questions et commentaires entendus:
• Un directeur des ventes : "Mes vendeurs détestent les longues réunions, c'est une perte de temps."
• D'un VP Ventes et marketing: "on n'avance jamais dans les réunions de groupe et je n’ai pas le temps de faire des réunions individuelles"
• Une directrice des ventes : " je ne fais pas de révision d'opportunités avec tous mes vendeurs en présence, car ça créer des malaises"
• Un VP Vente: " les autres groupes de mon organisation (marketing, opérations, RH) veulent parler à mes vendeurs et je perds le contrôle de mes réunions"

D'abord, c’est important de faire la différence entre une réunion des ventes et une révision des opportunités (pipeline review)
La réunion des ventes est une plateforme de communication et d'échange et une révision des opportunités est un portrait de la situation actuelle versus vos objectifs.
En tant que VP Ventes et lors de mes interventions, je propose de séparer les deux type de réunions, car les objectifs sont différents:
La réunion vente permet de transmettre des informations sur l'entreprise, les produits et services, les politiques ainsi que la stratégie de commercialisation (proposition de valeurs et campagnes).
La révision des opportunités se veut un moment pour prendre le pouls de la situation (actuel vs objectif), et ce pour l'ensemble du groupe vente exclusivement.
Dans les deux cas, la présence de tous est obligatoire et synchrone (tous en même temps). L'information partagée est ainsi la même pour tous et l'apport de tous bénéficie au groupe. Un agenda type serait: Faits saillants critiques, position du groupe (actuel vs objectifs), Question du responsable des ventes successivement à chaque vendeur et finalement sommaire et encouragements.
Pour ce qui est de la cadence,, là aussi, une différence s'impose. Une révision d'opportunités doit être hebdomadaire.
L'erreur trop souvent observée est de faire des révisions mensuelles, car trop souvent on risque de manquer la cible et/ou de diminuer ses marges. Par exemple, au mois 1 on mesure l’entonnoir, au mois 2 on évalue la progression et au mois 3 on valide si la tendance s'est maintenue et en panique on essaie de compenser...et ou bien on rate notre trimestre ou on consent des escomptes inhabituels (ou encore pire: on va chercher des opportunités du mois suivant afin de combler son déficit).
Que dire de révision trimestrielle…une recette pour manquer ses objectifs annuels presque assurée.
L'agenda de la révision des opportunités passe par le CRM et un rapport de l'évolution des opportunités par étapes de ventes (pipeline aging by sales stage) avec une bonne préparation 30-45 minutes (temps total pour tout le groupe, typiquement jusqu'à 15-20 vendeurs) devrait suffire pour comprendre la situation de l'ensemble de vos représentants. Des réunions de clarification individuelle seront nécessaires, mais beaucoup moins longues.

La réunion des ventes doit-être mensuelle, mais ça ne veut pas dire un marathon. Agenda type: Faits saillants, position relative à l'objectif, nouvelles, histoires à succès et reconnaissance.
Une réunion des ventes trimestrielle permettra d'inviter les autres départements à se joindre à l'équipe de vente pour communiquer leurs messages et échanger afin de prendre la rétroaction des clients.
La réunion de vente annuelle servira à mettre en lumière le progrès de l'organisation, les priorités pour l'année qui débute ainsi que souligner les résultats et récompenser vos meilleurs contributeurs.

Si vous avez des questions et commentaires, n'hésitez pas, ça aidera toute la communauté.

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